Kirjanpito ja UKK eli usein kysytyt kysymykset
Kirjanpidon yleisimmät kysymykset ja vastaukset
Onko kirjanpitäjä vastuussa yrittäjän kirjanpidosta?
FAKTA: Lakisääteinen vastuu kirjanpidosta ja sen oikeellisuudesta on aina yrityksen johdolla (esim. yrittäjä itse). Kirjanpitäjä voi kuitenkin joutua rikosoikeudelliseen vastuuseen (kirjanpitorikos, avunanto tms.), jos hän tietoisesti tekee tai hyväksyy väärää aineistoa.
Hoitaako kirjanpitäjä kaikki yrityksen raha-asiat?
FAKTA: Todellisuudessa kirjanpitäjä hoitaa kirjanpidon ja sovitut taloushallinnon tehtävät, mutta hinnoittelu, kassavirta ja strategiset päätökset ovat yrittäjän vastuulla. Yrittäjän vastuulla on myös toimittaa riittävä aineisto ja tarkistaa, että kirjanpito vastaa hänen todellista liiketoimintaansa.
Onko kirjanpitäjä vastuussa siitä, että verot maksetaan ajallaan?
FAKTA: Todellisuudessa yrittäjä vastaa verojen maksamisesta ellei sopimuksessa ole toisin sovittu. Kirjanpitäjä voi muistuttaa ja laskea summat, mutta maksu on yrittäjän vastuulla.
Kertovatko kirjanpidon raportit kaiken tarpeellisen yrityksen tilanteesta?
FAKTA: Kirjanpidon raportit kertovat menneistä luvuista. Ne eivät yleensä sisällä tulevia tuloja, menoja tai tilauskantaa, ellei kirjanpitäjä tee erillistä ennustetta tai kassavirta-analyysiä.
Tehdäänkö kirjanpito aina samalla tavalla, riippumatta kirjanpitäjästä?
FAKTA: Palvelutaso, raportoinnin laajuus ja kommunikointi vaihtelevat paljon.
Huomaako kirjanpitäjä automaattisesti, jos asiakkaan rahat alkavat loppua?
FAKTA: Kirjanpito perustuu asiakkaan toimittamaan aineistoon ja on usein rutiininomaista. Yhdellä kirjanpitäjällä voi olla paljon asiakkaita, eikä pienen yrityksen tilanne välttämättä nouse esiin ilman erillistä sopimusta. Kassavirran seuranta vaatii yleensä erillisen palvelun.
Riittääkö kokouskulujen kirjaamiseen maininta siitä, kenen kanssa on kokoustanut?
FAKTA: Kokouskulut voi hyväksyä verotuksessa, kun tositteesta tai liitteestä käy ilmi kokoukseen osallistuneet henkilöt, kokouksen syy ja aihe sekä vähintään lyhyt muistio keskustelluista asioista.
Onko tilinpäätös vain vuosittainen pakollinen paperi?
FAKTA: Tilinpäätös on paitsi lakisääteinen, myös tärkeä työkalu seuraavan vuoden suunnitteluun, rahoitusneuvotteluihin ja liiketoiminnan kehittämiseen.
⚠ Huom: Toiminimiyrittäjät voivat tehdä yhdenkertaista kirjanpitoa, eikä heillä ole velvollisuutta tilinpäätökseen. Kahdenkertainen kirjanpito voi kuitenkin antaa paremman kuvan liiketoiminnasta. Yhdenkertaiseen kirjanpitoon riittää tiliote ja tositteet.
Voiko kirjanpitoon tehdä muutoksia tilinpäätöksen jälkeen?
FAKTA: Joitakin korjauksia voidaan tehdä myös jälkikäteen, mutta niistä pitää tehdä asianmukaiset oikaisut.
Sisältyvätkö verosuunnittelu ja palkanlaskenta aina kirjanpitäjän työhön?
FAKTA: Kaikki kirjanpitäjät eivät tee palkanlaskentaa. Verosuunnittelu voi kuulua sekä kirjanpitäjälle että palkanlaskijalle, mutta se ei ole automaattisesti sisältyvä palvelu. Osa verosuunnittelusta on enemmän palkanlaskijan osaamisalaa, osa kuuluu peruskirjanpitäjän tehtäviin.
Näkeekö Verottaja kaiken reaaliajassa?
FAKTA: Verottaja saa tiedot vain tehdyistä ilmoituksista (alv, työnantajasuoritukset, tulorekisteri). Ilmoitusten tekeminen on sopimuksen mukaan joko yrittäjän tai kirjanpitäjän vastuulla. Alv-ilmoitukset tehdään kerran kuukaudessa, neljännesvuosittain tai kerran vuodessa. Alv 0 % -palveluissa (esim. terveyspalvelut tai esiintymispalkkiot) ilmoitusta ei tarvitse tehdä.
Voiko kirjanpitäjä lopettaa kirjanpidon heti, jos asiakas ei maksa laskujaan?
FAKTA: Kirjanpitäjällä on velvollisuus jatkaa kirjanpitoa, vaikka asiakas ei maksaisi laskuja. Asiakassuhde voidaan päättää sopimusehtojen mukaan, mutta irtisanomisajan aikana sovitut tehtävät tulee hoitaa, jotta asiakas pystyy täyttämään lakisääteiset velvoitteensa.
Onko auktorisoitu kirjanpitäjä aina parempi kuin auktorisoimaton?
FAKTA: Auktorisointi kertoo koulutuksesta, kokemuksesta ja sitoutumisesta eettisiin sääntöihin, mutta laatu riippuu myös kirjanpitäjän omasta osaamisesta ja palvelutavasta. Auktorisointi (esim. Taloushallintoliiton jäsenyys) varmistaa, että tietyt koulutus- ja kokemusvaatimukset täyttyvät, mutta se ei yksin takaa parempaa palvelua.
Kannattaako toiminimiyrittäjän välttää kahdenkertaista kirjanpitoa, koska se on kalliimpaa?
FAKTA: Kahdenkertainen kirjanpito voi joskus olla jopa edullisempaa ja tarjoaa parempaa tietoa yrityksen taloudesta. Se auttaa analysoimaan liiketoimintaa ja tekemään parempia päätöksiä.
Hoitaako kirjanpitäjä automaattisesti ilmoitukset, jos myyn palvelua tai tavaraa toiseen EU-maahan?
FAKTA: Kun myyt toiseen EU-maahan arvonlisäverottomasti (B2B), sinun pitää tehdä yhteenvetoilmoitus verottajalle joka kuukauden 20. päivään mennessä. Tämä ilmoitus tehdään jokaiselta kuukaudelta, jolloin EU-B2B-myyntejä on ollut, myös yhden laskun osalta. Usein tilitoimistojen sopimuksissa on ehto, että yrittäjän täytyy itse ilmoittaa EU-myynnit kirjanpitäjälle. Jos ilmoitusta ei tehdä ajoissa, verottaja voi määrätä 200 € laiminlyöntimaksun per ilmoitus.
Toimiiko ALV EU-alueella samalla tavalla kuin kotimaan kaupassa?
FAKTA:
B2B-myynnit EU-alueelle: ALV 0 % (käännetty verovelvollisuus), kun asiakkaalla on voimassa oleva EU:n ALV-tunniste. Myynti ilmoitetaan sekä ALV-ilmoituksella että yhteenvetoilmoituksella.
B2C-myynnit EU-alueelle: Pääsääntöisesti käytetään kuluttajan maan ALV-kantaa. Jos myynti ylittää 10 000 € vuodessa EU:n tasolla, ilmoittaminen tapahtuu OSS-järjestelmän kautta. Väärin hoidettuna riskinä on tuplaverotus tai väärälle maalle maksettu ALV.
Pitääkö EU:n ulkopuolelta tai EU:sta tehdyt ostot ilmoittaa ALV-ilmoituksella?
FAKTA: Kyllä.
EU-ostot: ilmoitetaan käännetyllä verovelvollisuudella (ALV sekä myynti- että ostopuolella, usein netto kumoutuu). Tämä koskee esimerkiksi Facebook- ja Instagram-mainonnan kaltaisia palveluostoja.
EU:n ulkopuoliset ostot: maahantuonnin ALV maksetaan Tullille, minkä jälkeen se voidaan vähentää kirjanpidossa, jos osto on vähennyskelpoinen.
Sisältyvätkö kansainväliset ilmoitukset kirjanpidon perushintoihin?
FAKTA: Kansainväliset ilmoitukset (yhteisöilmoitukset, OSS-ilmoitukset, maahantuonnin ALV) eivät yleensä kuulu perushintaan. Ne sovitaan erikseen ja laskutetaan lisätyönä. Ilmoitusvelvollisuudet voivat olla kuukausittaisia, neljännesvuosittaisia tai kertaluontoisia, joten aikataulut on varmistettava etukäteen.